Lijstjes

Leve de lijstjes! Actielijsten, checklisten, todolist, post-its, gemarkeerde mails, boodschappenlijstjes… de een is er iedere dag druk mee en een ander gebruikt het alleen voor het inpakken van een koffer. "Een externe harde schijf voor je geheugen" noem ik een lijstje vaak. Heerlijk om al die punten op te schrijven, zodat je het even niet allemaal hoeft te onthouden. Of een checklist om na te gaan of je alles hebt gedaan, gekocht of ingepakt. Een lijstje is een handige tool bij het organizen. 


De uitdaging voor vandaag is om op te ruimen in je hoofd. Problemen kun je er niet mee oplossen maar je kunt wel meer overzicht en focus krijgen. Er komt meer ruimte en rust in het hoofd.

Heb je overal notities en telefoonkrabbels liggen in huis, op het aanrecht, tafel en bureau? We gaan al die losse notities op kranten, enveloppen, post-its, briefjes, memoborden verzamelen en bundelen, zodat je straks compleet overzicht hebt. Naast alle gemaakte notities zijn er ook veel gedachtenflarden. Probeer al deze losse actiepunten, ideeën en gedachten in willekeurige volgorde op een leeg vel te noteren, ook wel genoemd een minddump.

Belangrijk is dat er één systeem is;
Papier: schrift, todo-blok, memobord (werkt alleen als je vaak op een plek bent) of bullet journal
Digitaal: een app (bv Evernote, Onenote), Outlook, notes op je telefoon of tablet

Kies vooral wat bij jóu past en voor jou werkt in jouw werk of thuissituatie.

Wanneer je al jouw actiepunten hebt verzameld, kun je beginnen om alles in te vullen op jouw todolijst. Acties die je in een agenda zet doe je op een ingepland tijdstip. Acties op een todolijst blijven staan als het nog niet is gedaan en neem je mee naar een volgende dag.

• Je kunt meerdere categorieën maken in een actielijst, bijvoorbeeld, privé, werk, school, kopen.
• Grote en of complexe taken kun je splitsen in kleinere onderdelen door lijst te maken met meerdere niveaus.
• De dingen die je gedaan hebt streep je door of vink je af.
• Met kleur of symbolen kun je prioriteitskenmerk geven.
• Gebruik actieve woorden in je lijst: bellen, wegbrengen, kopen, schrijven.
• Formuleer de taak kort en duidelijk.
• Taken die je iedere dag of altijd al doet hoeven niet op jouw lijst
• Achter het actiepunt kun je het aantal minuten noteren als schatting van de tijd die je nodig hebt.
• Zijn er meerdere mensen voor nodig? Werk met initialen of deel de taak met de betrokkenen. Met de meeste apps kun je lijstjes delen met anderen.
• Laat onbelangrijke klusjes los, je lijst wordt snel te lang, waardoor je alsnog het overzicht kwijt raakt. Het mag geen stresslijst worden.
• Delegeren of uitstellen kan ook.
• Houd de lijst up-to-date en controleer regelmatig.
• Zelf heb ik op een aparte pagina een ‘ooit’ lijstje gemaakt met dingen die ik nog wil doen maar zeker geen haast en prioriteit hebben.

TIPS

• Doe taken die minder dan 5 minuten duren gelijk. Dit lijkt in het begin eindeloos maar uiteindelijk neemt de hoeveelheid kleine klusjes af.
• Plan in je agenda regelmatig een uurtje om al die kleine klusjes te doen die je zo lang hebt uitgesteld. In een korte tijd kun je soms heel veel doen. Heerlijk om al die vinkjes daarna te zetten op je todolijstje.
• Een post-it briefje is erg handig om een korte reminder te maken om op je laptop, telefoon of papieren agenda te plakken.
• Heb je een papieren agenda en todolijst? Bewaar ze dan als setje bij elkaar. Zo heb je alle benodigde informatie bij je.
• Een actuele brief of kaart kun je tijdelijk voorin in het schrift bewaren.
• Een todo schrift met een ringband werkt in de praktijk handiger omdat deze opgeslagen neergelegd kan worden. Veel bullet journals zijn gebonden en daarom minder handzaam voor een todo-lijst.

Een bullet journal is een mooi notitieboek met lege bladzijden waarin je allerlei dingen kunt schrijven, tekenen en plakken. Heerlijk om te doen voor (creatieve) schrijfliefhebbers onder. Op internet staan legio voorbeelden voor het invullen van een bullet journal. Bijvoorbeeld op
https://www.ladify.nl/125-toffe-ideeen-eigen-bullet-journal/

Handige apps zijn: Evernote, To-Do (microsoft), Remember the milk, 2Do, Things, Todoist

Knoop in je zakdoek

Er zijn meerdere manieren om iets te herinneren wat je moet doen. Je kunt een item neerleggen dat jou herinnert aan iets. Een geleend boek bij de voordeur leggen, een wasmand klaarzetten om de wasmachine leeg te halen, een dossier op je bureau klaarleggen, alarm zetten op je telefoon etc. Wanneer ik iets moet meenemen naar een werkafspraak plak ik vaak een briefje op mijn autosleutel. Bij dit soort actiepunten werkt een todo lijst minder goed. Leg je iedere dag reminders neer in huis en op je werkplek dan werkt het na een tijd niet meer en vallen ze niet meer op.

Tijdsurfen

Visualiseer wat je moet doen. Wat heb je daar voor nodig, waar moet je zijn, welke handelingen moet je doen etc. Je maakt als het ware een filmpje in je hoofd waarin je ziet dat je het al doet. Op deze manier sla je het op in je geheugen. Deze actie komt op het juiste moment naar boven wanneer het jou uitkomt. (bron: Tijdsurfen van Paul Loomans Misschien herken je het dat je dingen, bijv een telefoontje, eindeloos kunt uitstellen en dat je het op een dag opeens moeiteloos doet. Zo’n opgeslagen taak komt op het juiste moment ‘bovendrijven’ wanneer je er klaar voor bent.

Ik wens je veel overzicht en een opgeruimd hoofd toe! :-)

PS  In het boekje "Vrolijk op vakantie" staan, naast veel praktische tips en informatie, ook veel lijstjes die handig zijn voor wanneer je met kleine kinderen op vakantie gaat. Het boekje is te bestellen voor slechts 5 euro via het contactformulier (excl verzendkosten)