Thuisadministratie op orde

In ieder huishouden, groot of klein, moet het gebeuren... de administratie. Dit is van bijna niemand zijn of haar grote hobby. Het hoort erbij... Je kunt het wel gemakkelijker en minder vervelend voor jezelf maken. Dit begint allemaal met overzicht.
 
Heb je veel stapeltjes post overal liggen? Dan zit er niets anders op dan alles te verzamelen in een mand of doos en de paperassen stuk voor stuk te sorteren. Schakel hier eventueel hulp voor in wanneer de klus te groot is en je er erg tegenop ziet.

DOEN
: betalen, reageren, controleren
LEZEN: tijdschrijften, informatie etc.
OPBERGEN: betaalde rekeningen, belastingpapieren, verzekeringen, contracten, inkomengegevens, garantiebewijzen, hypotheek/huur etc.
WEGGOOIEN: folders, enveloppen, reclame etc.

Begin vandaag nog met de goede gewoonte om dagelijks je nieuwe post te bekijken. Zo weet je wat er speelt en wat er gedaan moet worden. Enveloppen en overige post die niet belangrijk zijn kunnen direct bij het oud papier.

Voor een gemiddeld huishouden heb je in eerste instantie genoeg aan 3 ordners. Een set van 3 brievenbakjes voor DOEN, LEZEN & OPBERGEN om de post tijdelijk te 'parkeren' werkt goed. 
Werk zowel in de fysieke administratie als in de digitale administratie met duidelijke namen van tabbladen en mappen.
map ADMINISTRATIE > submappen: INKOMEN BELASTING ENERGIE VERVOER etc.

TIP: Met een scanner app op je telefoon (bijv. CamScanner) scan je gemakkelijk de nota's en andere belangrijke post. De scans in PDF kun je vervolgens direct naar je eigen mailadres mailen om later te verwerken. 


Het is fijn om een vaste plek te hebben om je administratie te doen. Met een computer/telefoon of laptop kun je tegenwoordig veel regelen. Zorg dat de brievenbakjes, ordners, perforator, bankpas ed. in de buurt liggen. 

TIP: Zet op de plek waar jij je post opent een mooie bak of mand om het oud papier direct in te gooien. Zonder enveloppen en reclamepost lijkt de stapel gelijk minder hoog.

Ga ervan uit dat een privé- administratie 5 jaar bewaard moet worden; belastingpapieren, belangrijke rekeningen, zorgnota's, loonstroken, jaaropgaven en bankgegevens. De belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Je bent trouwens niet wettelijk verplicht om het te bewaren. Maar mocht je de gegevens later toch nodig hebben dan kost het veel tijd, geld en moeite om alle informatie op te vragen.

Bewaren tot einde overeenkomst:
  • arbeidscontracten en overeenkomsten
  • hypotheekakte/ huurcontracten
  • servicecontracten
  • pensioenoverzichten
  • verzekeringspolissen (alleen meest recente)
  • garantiebewijzen en aankoopbon
  • abonnement en lidmaatschappen (alleen de laatste)
  • autopapieren + nota's van garage 

levenslang bewaren:
  • notariële stukken
  • contracten: werk, huur, eigendom, huwelijk etc
  • diploma's & getuigschriften
  • jaaropgaven
  • medische documenten
  • inentingspapieren
  • geboorte-adoptie papieren
Voor een gemiddeld huishouden heb je in eerste instantie genoeg aan 3 ordners. Een set van 3 brievenbakjes voor DOEN, LEZEN & OPBERGEN om de post tijdelijk te 'parkeren' werkt goed. 

Werk zowel in de fysieke administratie als in de digitale administratie met dezelfde duidelijke namen van tabbladen en mappen.
*map: ADMINISTRATIE 
*submappen: INKOMEN BELASTING ENERGIE VERVOER KINDEREN etc.

TIP: met de tabbladenset van Nibud (zie foto) kun je een goede thuisadministratie inrichten. Verkrijgbaar in de webwinkel van NIBUD, maar op deze website voor € 12,95. Te bestellen door het contactformulier in te vullen. Ook de NEE NEE, JA NEE en geen verkopers aan de deur kun je bestellen via deze website voor € 2,50 p.s.

NIBUD gaat uit van 4 vuistregels voor het goed voeren van je financiële thuisadministratie:
  1. CHECK wekelijks de bankgegevens; saldo, inkomsten en uitgaven
  2. PLAN jaarlijks het inkomen en de uitgaven
  3. SPAAR maandelijks 10% van het inkomen
  4. BEWAAR de administratie op een geordende manier
  • eenmalig: administratie inrichten (fysieke en digitale mappen aanmaken)
  • dagelijks: (digitale) post bekijken
  • wekelijks: administratie bijwerken en betalingen doen
  • maandelijks: bijzonderheden doornemen met partner
  • jaarlijks: administratie grondig opruimen
Naast fysieke stapels zijn er natuurlijk ook de digitale stapels van talloze mailtjes in veel van onze mailboxen. Bij jou ook? Probeer dan iedere dag 10 minuten te besteden aan het weggooien van spam, reclame en andere onbelangrijke mails. Vind je het lastig om je aan 10 minuten te houden? Zet dan een timer. Je zult zien dat ook in je mailbox overzicht werkt.

Tot slot  'Hang je eigen slingers op' Het helpt erg mee om een fijne en opgeruimde plek te hebben en zelfs voor deze terugkomende zaken te creëren. Zet een fijn muziekje op en maak  een potje thee. Zo maak je deze klus minder vervelend en misschien zelfs wel een beetje leuk :-)

Mocht je vragen hebben of wil je hulp bij het uitzoeken en/of opzetten voor de administratie, laat het mij weten.