Thuisadministratie op orde

In ieder huishouden, groot of klein, moet het gebeuren... de administratie. Voor bijna niemand een grote hobby. Het hoort erbij... Je kunt het wel gemakkelijker en minder vervelend voor jezelf maken. Dit begint allemaal met overzicht.
 
Heb je veel stapeltjes post overal liggen? Dan zit er niets anders op dan alles te verzamelen in een mand of doos en de paperassen stuk voor stuk te sorteren. Schakel hier eventueel hulp voor in wanneer de klus te groot is en je er erg tegenop ziet.

DOEN: betalen, reageren, controleren
LEZEN: tijdschrijften, informatie etc.
OPBERGEN: betaalde rekeningen, belastingpapieren, verzekeringen, contracten, inkomengegevens, garantiebewijzen, hypotheek/huur etc.
WEGGOOIEN: folders, enveloppen, reclame etc.

Begin vandaag nog met de goede gewoonte om dagelijks je nieuwe (digitale)post te bekijken. Zo weet je wat er speelt en wat er gedaan moet worden. Enveloppen en overige post die niet belangrijk zijn kunnen direct bij het oud papier.

Een set van 3 brievenbakjes voor DOEN, LEZEN & OPBERGEN om de post tijdelijk te 'parkeren' werkt goed. 
Werk zowel in de fysieke administratie als in de digitale administratie met duidelijke namen van tabbladen en mappen.
map ADMINISTRATIE > submappen: INKOMEN BELASTING ENERGIE VERVOER etc.

TIP Met een scanner-app op je telefoon (bijv. CamScanner) scan je gemakkelijk de nota's en andere belangrijke post. De scan kun je naar je eigen mailadres sturen of later downloaden op pc of laptop om te verwerken in je administratie.

TIP Het is fijn om een vaste plek te hebben om je administratie te doen. Met een computer, telefoon of laptop en ordners in de buurt. Zorg dat de brievenbakjes, perforator, bankpas, printer ed. in de buurt liggen. 

TIP Zet op de plek waar jij je post opent een mooie bak of mand om het oud papier direct in te gooien. Zonder enveloppen en reclamepost lijkt de stapel gelijk minder hoog.

Kijk in het overzicht (download op deze pagina) hoelang je de paperassen en documenten moet bewaren. Ga er vanuit dat een standaard privé-administratie 5 jaar bewaard moet worden; belastingpapieren, belangrijke rekeningen, zorgnota's, loonstroken, jaaropgaven en bankgegevens. De belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Je bent trouwens niet wettelijk verplicht om het te bewaren. Maar mocht je de gegevens later toch nodig hebben dan kost het veel tijd, geld en moeite om alle informatie op te vragen.
Voor een ondernemer geldt een bewaarplicht van 7 jaar (zie uitzonderingen in het overzicht)

Download aan de rechter kant van deze pagina een volledig overzicht met de richtlijnen voor het bewaren van gegevens. 


TIP: met de tabbladenset van Nibud (zie foto) kun je een goede thuisadministratie inrichten. Verkrijgbaar in de webwinkel van NIBUD, maar op deze website voor € 12,95. Te bestellen door een mail te sturen naar info@labyrint-organizing.nl Het kasboek van NIBUD is € 9,95. Als set kost het €19,95 + € 4,00 verzendkosten.
Ook de NEE NEE, JA NEE en geen verkopers aan de deur kun je bestellen via deze website voor € 2,50 p.s.


NIBUD gaat uit van 4 vuistregels voor het goed voeren van je financiële thuisadministratie:
  1. CHECK wekelijks de bankgegevens; saldo, inkomsten en uitgaven
  2. PLAN jaarlijks het inkomen en de uitgaven
  3. SPAAR maandelijks 10% van het inkomen
  4. BEWAAR de administratie op een geordende manier

  • eenmalig: administratie inrichten (fysieke en digitale mappen aanmaken)
  • dagelijks: (digitale) post bekijken
  • wekelijks: administratie bijwerken en betalingen doen
  • maandelijks: bijzonderheden doornemen met partner
  • jaarlijks: administratie grondig opruimen 

TIP Het is verstandig om bankafschriften regelmatig te downloaden en op te slaan in het geval je geen papieren versie ontvangt. Bij de meeste banken kun je mutaties meestal maar van anderhalf jaar terugzien. Eerdere bankafschriften zijn wel op te vragen tegen een vergoeding. De belastingdienst kan tot 5 jaar na dato gegevens opvragen. 

Naast fysieke stapels zijn er natuurlijk ook de digitale stapels van talloze mailtjes in veel van onze mailboxen 60, 500, 4000? Bij jou ook? Probeer dan iedere dag 10 minuten te besteden aan het weggooien van spam, reclame en andere onbelangrijke mails. Vind je het lastig om je aan 10 minuten te houden? Zet dan een timer. Je zult zien dat ook in je mailbox overzicht werkt.

Tot slot  'Hang je eigen slingers op' voor deze steeds terugkerende klus. Het helpt erg mee om een fijne en opgeruimde plek te hebben, mooie ordners (met stevig hefboomsysteem) en de benodigde materialen. Zet bijvoorbeeld een fijn muziekje op en zet een potje thee. Zo maak je deze klus minder vervelend en misschien zelfs wel een beetje leuk :-)

Mocht je vragen hebben of wil je hulp, laat het mij weten. Ik help je graag met het uitzoeken van paperassen en het opzetten van een goed (digitaal) systeem waar jij mee kunt werken. De ordners, tabbladen en etiketten neem ik desgewenst voor je mee.

Veel succes!