Bureau-opruim-dag

Bureau-opruimdag… ja je leest het goed! Deze dag mag ‘gevierd’ worden op de tweede maandag in januari. Uiteraard is het handig om vaker je bureau of werkplek op te ruimen en schoon te maken dan een keer per jaar, maar op deze dag mag je het extra grondig aanpakken. :-)

Een bureau ziet er tegenwoordig heel anders uit dan in bijvoorbeeld 1975 toen er nog helemaal niets digitaal was en de eerste personal computer net ontwikkeld was. Een aantal van jullie zullen denken “Huh, je bureau opruimen?” Een doekje over m’n laptop en klaar is Kees! Toch hebben ook anno 2023 veel mensen stapeltjes en proppen papier, pennen, snacks, koffiemokken schrijfwaar, agenda’s, dossiers, opladers etc. om zich heen verzameld. Lades vol met kleine rommeltjes en wellicht ook nog voorraad, spullen, stapels boeken of dossiers naast, onder en achter het bureau. Veel spullen om je heen zorgen voor prikkels en leiden af, net als geluiden, drukte en geuren kunnen doen. Een opgeruimde en schone werkomgeving komt de productiviteit, efficiëntie en concentratie zeker ten goede. Dit is uitgebreid onderzocht door productiviteitsexperts.
Daarnaast voorkomt het irritaties van collega’s (of huisgenoten), scheelt het jou veel zoektijd en het zorgt het voor meer rust in je hoofd. Toch kan een beetje rommel en chaos in een werkomgeving ook weer voor inspiratie en creativiteit zorgen is aangetoond. Dit is per persoon en per werksituatie erg verschillend. De vraag is…wat werkt voor jou? Hoe werk jij het fijnst? Hoe vaak ruim jij je bureau op? Hoe ziet jouw ideale werkplek eruit? Wat heb jij nodig om je werk goed te kunnen doen?

Zelf gedij ik best goed met spullen om me heen. En mijn bureau ziet er best vaak ‘ontploft’ uit na een middagje thuis werken. Hoewel ik steeds meer digitaal bewaar en veel minder print, verzamel ik toch nog orders, boeken en schrijfwaar om me heen. Ik ben dol op mooie notitieblokken en een (ouderwetse ;-)) papieren agenda werkt voor mij het best. Best digitaal vaardig en soms ‘in de cloud’, maar nog verre van papierloos. Aan het einde van de dag je werkplek opgeruimd achter te laten en zo je dag bewust af te sluiten, voelt goed. Zeker wanneer je thuis werkt en je werkplek zichtbaar is. En hóe fijn is het om de volgende dag met een opgeruimde werkplek fris aan een nieuwe dag te beginnen. 

Maar hoe pak je het aan, zo’n georganiseerde werkplek?

- Reserveer tijd voor deze klus in je agenda! Zorg een vuilniszak, oud papier doos en een sopje met een doek. Een lekkere kop koffie en een muziekje aan doen ook wonderen!
- Maak het bovenblad en de lades van je bureau helemaal leeg en sorteer de spullen die bij elkaar horen gelijk bij elkaar: alle papieren op een stapel, pennen en stiften, snoeren, kantoorartikelen, boeken etc.
- Dingen die kapot zijn mogen direct in de vuilniszak, spullen die dubbel of overbodig zijn zet je apart om later te beslissen wat je ermee wilt doen.
- Spullen die een vaste plek elders hebben zet je bij elkaar, zodat je ze later kunt opbergen op de juiste plek. Wanneer je voor ieder los item naar een andere ruimte gaat, is de kans groot dat je afgeleid raakt. Keep your focus!
- Maak je bureau schoon met een vochtige doek, vergeet je toetsenbord, muis en scherm niet. - We gaan weer inrichten! Spullen en paperassen die je vaak nodig hebt kun je opbergen dichtbij je bureau, alles wat maar af en toe nodig is, mag verder van het bureau worden opgeborgen.
-Maak plek voor schrijfwaar, opladers, perforator etc. in een bureaula of mooie opbergdoos. Geef ze een duidelijke vaste plek. Dat werkt goed om aan het eind van de dag snel op te ruimen.
-Neem de tijd om al het papierwerk te ordenen. Alles wat niet meer nodig of nuttig is of bewaard moet blijven mag weg. Vertrouwelijke stukken worden vernietigd en de rest kan bij het oud papier Het (verder) digitaliseren van papieren kan een volgende stap zijn van een georganiseerde werkplek. Plan het scannen in voor een later tijdstip. Bundel de papieren die bij elkaar horen in mapjes.
-Met kabelbinder of tie-wrap kun snoeren bundelen en uit het zicht wegwerken .
-Inventariseer of je nog handige opbergers nodig hebt voor jouw spullen. Denk aan kleine bakjes, postbakjes, mapjes etc.
-Een papierbak en een vuilnisbakje naast je bureau werkt goed. Dit voorkomt stapeltjes.
-De laatste stap kan het persoonlijk en gezellig maken van een werkplek zijn. Een fotolijst, een plant of bos bloemen, een mooie lamp… Doe vooral wat voor jou werkt en jou inspireert!
Ook een goed moment om kritisch te checken of jouw werkomstandigheden nog oké zijn. Is je houdig goed op de stoel waarop je vaak zit, heb je voldoende frisse lucht en goede verlichting? Voldoet de hardware nog aan jouw eisen?

Hoe vaak zou je dit opruimen en schoonmaken het komende jaar willen doen? Plan het in je agenda of houdt het dagelijks even bij.

Veel succes en werkplezier!

> Kom je er zelf niet uit, is de klus te groot of heb je advies nodig? Vraag een vriend, collega of professional organizer om jou te helpen.